Scoala Americana adopta Office 365 for Education

SchoolHouseDeschisă în 1962, American International School of Bucharest a crescut constant în ultimii 51 ani atât ca număr de elevi cât şi ca  procese educaționale. În mod curent, în cadrul AISB învaţă peste 800 de elevi de naţionalităţi diferite ( 56), susţinuţi de peste 150 de profesori din diverse ţări ale lumii. Şcoala se focalizează atât pe aspectele academice ale educației cât şi pe implicarea studentilor în proiecte de servicii în favoarea comunității despre mediu,oameni și animale. AISB acordă o mare atenție tehnologiei care beneficiază de un suport bun din partea conducerii, iar în ultimii ani a investit constant în dezvoltarea unei infrastructuri solide, atât ca hardware cât și ca aplicații, inclusiv într-o rețea  wireless, în care cel puţin  1000 de dispozitive sunt conectate  zilnic. Toți copiii folosesc laptopuri și tablete în cadrul activităților educaționale, iar școala derulează  programul BYOD (Bring Your Own Device) pentru elevii mai mari, ceea ce duce la o diversitate foarte mare a dispozitivelor utilizate. „În cadrul curriculei folosim intens tehnologia pentru a îmbunătăţi perfomanţele elevilor. Pe de altă parte, dorim să creștem încrederea copiilor în utilizarea tehnologiei, dar și gradul de siguranță în acest proces,” afirmă Johnson Jacob, Director IT .

Punct de plecare

În 2013, un audit intern a arătat ca AISB foloseşte și întreţine 59 de sisteme și subsisteme IT pentru derularea activității, de la soluții educaționale, la e-mail și lucru colaborativ, precum și un număr de 18 servere. Numărul mare de aplicații inducea costuri ridicate  de administrare dar și dificultăţi la nivelul utilizatorilor prin gradul ridicat de diversitate. În următoarele luni, AISB a derulat un proiect intensiv de reducere a costurilor cu echipamentele IT, atât prin reducerea numărului de aplicații utilizate cât şi prin consolidarea infrastructurii fizice.  „Proiectul a încercat să răspundă la întrebările Cum, Ce și De ce comunicam și colaborăm ca instituție de învăţământ și cum putem optimiza aceste procese cu ajutorul tehnologiei. În acest demers, am analizat mai multe implementari de modele tehnologice care permit reducerea costurilor dar totodată extinderea colaborării și mobilității” mai afirmă Johnson Jacob.

Analiza a dus la identificarea a două platforme de tip Software ca Serviciu (SaaS/Software as a Service) potrivite cu obiectivele AISB: Microsoft Office 365 for Education și Google Apps for Education. Pentru aceste soluții, AISB a inițiat o analiză comparativă care a avut în vedere 11 categorii: funcționalități standard, capacitate de stocare, online web apps, disponibilitatea unui client pentru desktop, compatibilitate pentru formatul documentelor din arhiva școlii, compatibilitate cu hardware-ul și sistemele de operare existente,  tipuri de licențiere, oportunități de dezvoltare, facilități de administrare,  servicii de suport și evident costuri. În final, AISB a ales Office 365 for Education ca platformă de bază pentru comunicarea și colaborarea celor aproape 1000 de persoane din cadrul organizației. Concluzia analizei derulate în 2013 a fost că pentru asigurarea continuității procesului educațional, păstrarea formatelor documentelor din arhivă este o condiție de bază, iar confortul utilizatorilor este un obiectiv la fel de important. Prin urmare, am ales Office 365 care respectă aceste două cerinţe majore, iar în plus oferă numeroase facilități la nivel de colaborare și conectivitate între desktop și cloud” afirmă Johnson Jacob.

Proiect

În cadrul AISB, Office 365 a devenit platforma pentru e-mail, colaborare, editare documente, stocare, Instant Messaging și conferințe web. AISB a contractat 175 de subscripții plătite Office 365 planul A3 pentru personalul didactic și administrativ precum și 1000 de subscripții gratuite Office 365 planul A2 pentru elevi, care au primit gratuit și pachetul Office 365 ProPlus pentru PC/Mac și Office Mobile pentru dispozitive mobile în cadrul programului Microsoft Student Advantage

AISB a derulat proiectul în perioada februarie-martie 2014 cu suport din partea Microsoft și a partenerului certificat Ecko. „Consultanța acordată a contat foarte mult pentru că în orice schimbare de sistem există provocări şi aspecte care îţi solicita atenţia. Existenţa unor servicii locale de consultantă din partea Microsoft și a partenerilor a şi fost unul dintre motivele alegerii Office 365, pentru că este important să știi că ai un partener de interacțiune care te poate ajuta să depășesti  o situație dificilă” mai afirmă Johnson Jacob.

 

Ecko este Microsoft Cloud Partner de nivel Cloud Accelerate și are personal specializat ( cu certificări Microsoft MCTS, MCSA și MCSE) pentru administrarea serviciilor de cloud public (Office 365), dar și de cloud privat (Windows Server, Hyper-V, System Center). În ultimele luni,  Ecko a finalizat șapte proiecte care au implicat platforma Office 365 și care au presupus migrari de pe infrastructuri de e-mail locale: Exchange 2007, Exchange 2003, Zimbra, open-source, numărul total de utilizatori migrați în cloud ridicându-se la peste 15.000.

Migrarea la Office 365 pentru AISB a fost pregatită împreună cu echipa departamentului IT, condusă de Jacob Johnson și a vizat urmatoarele etape principale:

- Auditul și pregatirea pentru migrare a infrastructurii existente: Active Directory și Exchange Server 2007

- Efectuarea migrării domeniului “aisb.ro” ce găzduiește conturile pentru corpul didactic și personalul administrativ

- Efecturarea migrării domeniului “students.aisb.ro” ce găzduiește conturile elevilor

- Acordarea de suport post-migrare și instruirea utilizatorilor în cadrul unor sesiuni de training organizate de școală

Obiectivul principal a fost ca procesul de migrare să fie unul transparent pentru utilizatori, cu preluarea în totalitate a mesajelor e-mail existente, calendarelor, contactelor și sarcinilor din fiecare căsuță de e-mail.

Pentru AISB, Office 365 a înlocuit soluția tradițională de e-mail, bazată pe Microsoft Exchange on premises , stocarea documentelor pe un file server, precum și alte aplicații eterogene de comunicare. Pentru colaborare, au fost configurate conturi de Lync Online și OneDrive pentru ca utilizatorii să beneficieze de serviciul de prezență, mesagerie instant și partajare de documente. La nivel de productivitate, proiectul a implicat și migrarea tuturor utilizatorilor la Office 2013, elevii beneficiind de licențiere gratuită atât pentru desktop cât și pentru dispozitivele mobile. Lansarea recentă a Office pentru iPad a reprezentat un pas în plus către generalizarea utilizării Office ca unealtă de productivitate în cadrul AISB. Office 365 a devenit suita de productivitate pentru întreaga organizație, înlocuind versiuni mai vechi ale Microsoft Office sau alte soluții alternative.  Migrarea în sine a fost gestionată cu ajutorul companiei Ecko, partener certificat Microsoft. „Pentru asigurarea fluentei în tranziţia la noua platformă am beneficiat de sprijinul companiei Ecko. Tranziția în sine a avut loc în week-end, cu o pregătire atentă anterior, și a fost una dintre cele mai fluente schimbări de sistem pe care am gestionat-o în carieră. Am avut doar trei apeluri de la utilizatori, aproape nimeni nu a simțit trecerea,” consideră Johnson Jacob.

Impact în organizație

Pentru AISB,  Office 365 a adus 100% compatibilitate și integrare cu infrastructura Windows deja existentă, funcţionalităţi care să susțină un proces educațional gândit pentru secolul XXI și păstrarea formatelor tuturor documentelor existente în arhivă. Complementar, AISB beneficiază de o disponibilitate mult mai mare a serviciilor dar şi de compatibilitatea platformei Office 365 cu toate sistemele de operare importante (iOS, Android, Windows) și toate categoriile de dispozitive mobile (laptopuri, telefoane, tablete). De asemenea, trecerea la Office 365 asigură creșterea disponibilităţii platformei la peste 99% și asigurarea serviciilor de back-up pentru toate serviciile utilizate. „Trecerea la Office 365 for Education ne asigură suportul necesar pentru dezvoltarea proceselor educaționale. Oportunitățile de dezvoltare sunt majore. În mod curent, cred că folosim doar 20-30% din capacitatea platformei. Dezvoltăm un proiect pe SharePoint, avem în vedere extinderea către Yammer, derularea lecțiilor fără hârtie, prin OneNote etc” afirmă Johnson Jacob.

Unificarea activităților educaţionale pe platforma Office 365. Funcţionalităţile de colaborare și comunicare din SharePoint și Lync au devenit elemente de bază ale procesului educațional. Mai mult, Office 365 permite unificarea lucrului cu documentele și folosirea aceloraşi versiuni, atât la școală cât și acasă. Anterior copiii utilizau versiuni diverse de Office sau alte soluții de productivitate incompatibile cu cele de la scoală, iar formatul documentelor nu era întotdeauna compatibil, ceea ce genera dificultăţi în continuitatea procesului de învăţare. „Trecerea la Office 365 nu înseamnă doar o schimbare de tehnologie ci o schimbare a pedagogiei prin tehnologie. Platforma, în sine, este atât de puternică încât schimba fundamental modul în care educam elevii si in care interactionam cu ei, ” declară Johnson Jacob.

Asigurarea comunicării în timp real prin Microsoft Lync.  În cadrul AISB, utilizarea Office 365 duce la crearea unei culturi a comunicării și colaborării,  pentru care serviciul de prezență din Lync este o funcţionalitate importantă. Copiii interacţionează mai uşor atât între ei cât şi cu profesorii, întrebările se pun mai uşor, iar răspunsurile vin imediat. Este o schimbare la nivel de pedagogie, cu un accent mult mai intens pe lucrul în echipă și o îmbunătățire evidentă a modului de lucru anterior, care se baza pe un file server greu de accesat și partajat și pe conturi private de mesagerie instant.

Reducerea costurilor cu IT-ul este un alt beneficiu relevant din punct de vedere business. Este vorba atât despre investiţia directă în hardware cât şi de costurile operaţionale induse de garanţia și mentenanţa serverelor precum și de administarea întregului sistem.  „Dacă optam pentru o abordare on premises, investiţia iniţială în infrastructură ar fi depăşit 80000 de EUR, la care s-ar fi adăugat, în timp, costurile pentru mentenanța și administrare,” consideră Directorul IT  .

Simplificarea modului de administrare prin reducerea amprentei infrastructurii IT cu 50% și eliminarea operațiunilor de rutină. Fiind un serviciu de cloud, găzduit și administrat de Microsoft, trecerea la Office 365 a permis AISB reducerea numărului de servere de la 18 la 12 dar și a numărului de aplicații utilizate. Astfel, sunt eliminate operațiunile de rutină fără  costuri aditionale, iar, departamentul IT poate aborda alte direcţii de dezvoltare în proiectul de schimbare a educației prin tehnologie.

 

Comentariile sunt inchise.