Heveco, ERP cu amortizare in 2 ani

ROIDe 17 ani, Heveco oferă servicii de inginerie civilă și arhitecturală si face management pentru proiecte de construcții. Serviciile oferite acoperă toate aspectele funcționale ale unui proiect de construcții, de la identificarea terenului și realizarea studiilor de fezabilitate până la obținerea avizelor legale și proiectarea facilităților. Activitatea se derulează din două locații: un sediu central Ploiești unde se află echipa managerială și unul operațional în  Târgoviște. Heveco are o echipă cu cca 60 de angajați și este certificată ISO 9001/2008 și ISO 14001/2005. Beneficiarii companiei sunt companii mari și foarte mari, atât antreprize de construcții cât și furnizori de utilități sau rețele de retail.  Printre clienți se află: Petrom, British American Tobacco, Carrefour, Bricostore, Unger Romania, Lukoil, Romtelecom, Wienerberger etc.

Punct de plecare in abordarea proiectului ERP

Avand in vedere clientii amintiti anterior, proiectele gestionate de Heveco sunt extrem de complexe și implică atât existența unei echipe dedicate cât și partajarea unor resurse comune. Procesele specifice sunt gestionate cu unelte profesionale de Project Management (Oracle Primavera și Microsoft Projects) însă informațiile de natură financiară, logistică și de resurse umane nu erau consolidate într-o bază de date unică pentru un acces facil. Prin urmare, managementul companiei era privat de informații esențiale despre derularea proiectelor și nici nu putea obține facil o imagine generală asupra activității prin analiza unor indicatori de performanță. Datele erau prelucrate manual la sediul din Târgoviște, centralizate în fișiere de tip Excel și trimise pe email către sediul central din Ploiești. Aceasta situație, genera întârzieri mari în livrarea rapoartelor de activitate precum și erori frecvente în manipularea datelor. „Am nevoie permanent de informații pentru a-mi susține deciziile, însă aceste informații sunt greu de obținut fără un sistem informatic, mai ales atunci când activitatea este complexă și se derulează în mai multe locații. Lipsa vizibilității asupra detaliilor financiare ale fiecărui proiect în parte derulat de Heveco mă determina să amân luarea unor decizii și să pierdem atât oportunități de afaceri cat si posibilitatea remedierii unor situații negative” afirmă Trandafir Costin, Administrator Heveco.

Cerințe la implementare

Din punct de vedere business, cerința primară a Heveco era crearea unei unități operaționale între cele două sedii ale companiei pe baza unui sistem informatic integrat care să permită acces în timp real la informații consolidate. Mai mult, managementul Heveco dorea o gestiune mai detaliată a centrelor de cost și profit pentru a putea identifica rapid gradul de profitabilitate a proiectelor și resursele umane și materiale alocate acestora. O altă cerință a Heveco viza un sistem de raportare, atât la nivel managerial cât și financiar-contabil, prin care persoanele cu funcții de decizie să aibă acces la informații structurate despre activitatea companiei la nivel de detaliu. De asemenea, compania avea nevoie de un sistem eficient pentru pontajul resurselor umane, pentru a putea face o defalcare mai evidentă a resurselor utilizate în cadrul fiecărui proiect.  „Nevoia unui sistem integrat era evidentă. Spre exemplu, efectuam plăți către furnizori din ambele locații, iar in lipsa unei consolidări în timp real a operațiunilor, Departamentul Financiar nu avea control asupra soldurilor și nici nu putea raporta către management situația acestora”, precizează Alina Popescu, Project Manager Heveco.

Soluția

În 2013, pe fondul imposibilității obținerii unei imagini de ansamblu asupra activității și a corelării mai stricte la nivel operațional între cele două locații, managementul Heveco a decis implementarea unui sistem informatic integrat de tipul ERP (Enterprise Resources Planning). Compania a analizat și alternativa dezvoltării interne a unui aplicații care să acopere cerințele, mai ales pentru că resurse interne calificate pentru programare software, însă la o analiză atentă a costurilor și a riscurilor asociate acest scenariu a fost abandonat. În egală măsură a contat și lipsa cunoștințelor de business necesare pentru finalizarea proiectului.

Persoane din managementul Heveco au analizat mai multe soluții ERP, atât de la furnizori locali cât și internaționali. În urma documentației și referințelor verificate precum și a expertizei dovedite de fiecare furnizor, Heveco a ales soluția Entersoft Business Suite de la Entersoft România.

Obiectivele proiectului au fost:

  • Integrarea operațională și definirea unei surse unice de informații
  • Gestionarea activității pe centre de cost și profit
  • Accesarea informațiilor în timp real
  • Automatizarea proceselor de colectare a datelor și raportare

Proiectul a implicat și dezvoltarea unui număr de rapoarte manageriale specifice activității Heveco. Aceste rapoarte ne oferă informații despre situația detaliată a fiecărui proiect, valoarea debitelor versus creanțe, situația comenzilor, alocarea resurselor etc. Toate rapoartele sunt actualizate în timp real. De asemenea, Entersoft oferă și prognoze asupra fluxului de numerar, o funcționalitate critică pentru alocarea de investiții și susținerea unei politici eficiente de dezvoltare”, afirmă Alina Popescu.

Complementar, pe baza funcționalităților de Document Management din Entersoft Business Suite au fost trasate și fluxuri de lucru specifice pentru pregătirea documentației legale și tehnice pentru proiectele de construcții gestionate de Heveco.

Beneficii

valueCreșterea controlului asupra activității. Entersoft Business Suite pune la dispoziția managementul Heveco un instrument complex de analiză a activității la nivel de detaliu. Informațiile sunt disponibile în timp real, din orice locație, în formate grafice intuitive. Vizibilitatea asupra situației financiare este completă, iar deciziile sunt luate la timp și în cunoștință de cauză. „Cu Entersoft am acces la informații esențiale despre business. Dintr-o singură sursă, în timp real. Anterior, așteptam câteva zile pentru primirea unui raport consolidat și nu puteam lua decizii în timp util,” consideră Trandafir Costin.

Creșterea profitabilității proiectelor printr-o alocare mai eficientă a resurselor umane și materiale. Entersoft Business Suite oferă un nivel ridicat de transparență financiară în derularea activității. Având informații detaliate asupra resurselor consumate în cadrul fiecărui proiect, managementul Heveco a putut elimina activitățile redundante și activitățile ineficiente. Astfel, au fost ajustate costurile și au fost îmbunătățiți indicatorii economici. Prin utilizarea Entersoft Business Suite, profitabilitatea medie a proiectelor a crescut cu 12,6%.

Reducerea cheltuielilor operaționale prin analiza centrelor de cost și profit și adoptarea unor decizii bazate pe informații reale. Cu Entersoft, managementul Heveco are acces la informații privind cheltuielile alocate pe proiecte. Spre exemplu, soluția Entersoft oferă un raport detaliat pe baza foilor de parcurs, funcționalitate ce permite atât analiza eficienței pe fiecare mijloc de transport în parte, dar și alocarea parcului auto pe proiecte. Sunt disponibile informații consolidate cu privire la consumul de carburant versus distanțele reale parcurse, timp de deplasare pentru fiecare proiect în parte, costuri pe mașină etc. „Pe baza acestor informații am putut adopta o serie de măsuri pentru creșterea eficienței în utilizarea parcului auto, măsuri în urma cărora costurile au fost reduse cu cca 15%”, mai afirmă Trandafir Costin.

Automatizarea proceselor de colectare și consolidare a informațiilor. Anterior, în cadrul Heveco datele erau colectate manual, pe suport hârtie, de la fiecare Project Manager, introduse întru-un fișier Excel și trimise către sediul central. Acum datele sunt introduse o singură dată în sistemul Entersoft, procesate automat și livrate managementului sub forma de rapoarte. Procesarea se face în timp real, fără erori, întârzieri și operațiuni redundante. Personalul care anterior gestiona aceasta activitate, acum se poate ocupa de sarcini mai importante. Mai mult, dependența de prezența fizică la birou a acestor angajați dispare.

Optimizarea pontajului resurselor umane și creșterea transparenței în derularea proiectelor. Pentru Heveco, resursele umane sunt principalul cost în cadrul unui proiect, iar soluția Entersoft permite inclusiv gestiunea pontajului. Astfel, pontajul este gestionat centralizat și validat ușor de către șeful ierarhic al fiecărui angajat. Automat, pe baza acestor informații Departamentul HR poate calcula gradului de încărcare al oamenilor, iar Departamentul Financiar poate identifica ponderea costului cu resursele umane pentru fiecare proiect în parte. Astfel, resursele umane sunt distribuite mai eficient, în funcție de profitabilitatea proiectului dar și disponibilității acestora.

Creșterea satisfacției angajaților și stimularea implicării. În lipsa unui sistem informatic integrat, defalcarea pe proiecte a orelor prestate și pontate de echipa operațională era foarte dificil de realizat și prin urmare sistemul de acordare a bonusurilor nu era foarte eficient. Soluția Entersoft pune însă la dispoziția managementului rapoarte de pontaj care arată alocarea și implicarea individuală pe activități. Prin urmare, alocarea bonusurilor se poate face în funcție de profitabilitatea proiectelor și de meritele personale, ceea ce are un impact pozitiv asupra angajaților. „Distribuția mai eficientă a bonusurilor are un impact direct și imediat asupra satisfacției muncii și a creșterii gradului de implicare a colegilor mei. Soluția Entersoft ne permite să stimulăm echipa și să creștem creativitatea și productivitatea forței de muncă” declară Alina Popescu.

Eliminarea erorilor în procesarea documentelor și reducerea dependenței de resursele umane. Utilizarea suitei Entersoft permite automatizarea a numeroase fluxuri de lucru și prin urmare eliminarea muncii manuale și a riscului de apariție a erorilor. Complementar, viteza de circulație a informațiilor în organizație crește simțitor, iar timpul de răspuns la solicitări se scurtează proporțional. Derularea activității nu mai este influențată de prezența fizică a unor angajați și abilitatea acestora de a manipula informațiile. De asemenea, au fost eliminate inevitabilele greșeli la introducerea sau copierea datelor din diverse formulare.

Entersoft Business Suite este o soluție care ne-a schimbat fundamental modul de lucru. Ne-am îmbunătățit mai multe segmente de activitate și am redus costurile. Sunt sigur că investiția în Entersoft Business Suite va fi recuperată în maxim 2 ani.” Trandafir Costin, Administrator Heveco.

 

Comentariile sunt inchise.