CJ Argeș, prima Administrație Publica Locala cu e-mail in cloud

cloud_email_erpConsiliul Județean Argeș este prima instituție publică din România care adoptă un serviciu de e-mail în cloud pentru întreaga organizație. Recent, în cadrul parteneriatului public-privat cu Ara Software, CJ Argeș a migrat 450 de utilizatori de la o soluție tradițională de e-mail la Office 365, serviciul de cloud al Microsoft.  În cadrul parteneriatului public-privat amintit anterior, Consiliul Județean Argeș a beneficiat de o soluție de e-mail performantă bazată de Microsoft Exchange Server 2003, găzduită în propriul centru de date al instituției. În cadrul soluției exista un domeniu principal, al Consiliului Județean Argeș, precum și alte 114 subdomenii dedicate instituțiilor din subordine (orașe și comune) cu un total de peste 1.000 conturi de e-mail. Dupa 10 ani de utilizare, soluția devenise depășită din punct de vedere tehnologic, atât din punct de vedere hardware cât și software. Serverul pe care rula era foarte vechi și nu mai beneficia de garanție, iar centrul de date al instituției nu putea asigura o disponibilitate conform cerințelor. Prin urmare, Consiliul Județean Argeș înregistra întreruperi în funcționarea mesageriei electronice, atacuri la nivel de SMTP, vulnerabilități etc.

Limitările bugetare din ultimii ani însă nu permiteau dezvoltarea unui soluții on-premises datorită costurilor mari induse de achiziția unui server, a licențelor necesare și a serviciilor de configurare și instalare) și asigura posibilitatea extinderii în timp a gradului de utilizare în funcție de necesități. Prin urmare, CJ Argeș și Ara Software au analizat alternativa cloud computing și au identificat Microsoft Office 365 drept soluția potrivită pentru Consiliul Județean Argeș și care oferea siguranța unui contract pe termen lung cu un furnizor global precum și un  sistem de plată flexibil și adaptat exercițiului bugetar specific unei instituții publice. Prin urmare, Consiliul Județean Argeș a ales serviciile Microsoft Office 365 pentru 450 de utilizatori, cu două planuri de licențiere, urmând ca prosigla_cj2iectul să fie extins ulterior prin adăugarea de noi conturi în funcție de cerințe. „În lipsa finanțării necesare investiției în infrastructură, am identificat drept cea mai bună soluție adoptarea serviciului de e-mail Microsoft Office 365, care oferea toate funcționalitățile necesare precum și un model de cost flexibil, în funcție de numărul utilizatorilor,” afirmă Nicușor Dumitru. În urma acestui proces, Consiliul Județean Argeș a devenit prima instituție din Administrația Publică Centrală din România care a migrat complet la un serviciu de e-mail găzduit în cloud.

 

Derulare proiect

Pentru derularea proiectului, Consiliul Județean Argeș și Ara Software Group au apelat la serviciile Microsoft, atât pentru identificarea celei mai bune soluții tehnice cât și pentru migrarea efectivă a conturilor de e-mail. O primă etapă a proiectului s-a derulat în perioada iunie-iulie 2013, prin migrarea a 450 de utilizatori la serviciile Office 365, o a doua etapă, cu un termen lung, fiind planificată pentru adăugarea altor conturi necesare. Au fost contractate 450 de conturi Office 365, în două variante de licențiere, specifice pentru administrația publică: Plan 1 și Kiosk. Nicusor Dumitru, Sef Serviciu IT CJ Arges„Într-o prima etapă am dorit să păstrăm funcțională soluția actuală pentru o categorie de conturi latente, care sunt folosite foarte rar, de obicei în cadrul instituțiilor subordonate. Însă integrarea celor două soluții nu era atât de facilă și prin urmare, am optat exclusiv pentru conturi în cloud, am eliminat o parte din adresele de e-mail nefolosite urmând să le activăm doar dacă sunt cu adevărat necesare și utilizate”, afirmă Nicușor Dumitru. Migrarea a fost realizată treptat, în week-end, pentru a nu afecta activitatea angajaților.  Pentru accesarea efectivă a serviciilor Office 365, se utilizează atât aplicația Microsoft Outlook cât și alte interfețe, inclusiv Web. Mesajele sunt stocate și arhivate în cloud pentru a reduce presiunea pe capacitatea de stocare disponibilă pe stațiile de lucru. Complementar, în prețul abonamentului, utilizatorii au la dispoziție 25 GB spațiu de stocare în cloud, precum și un sistem complex și configurabil de protecție antivirus și anti-spam.

Beneficii

Fiind un serviciu de cloud computing, Microsoft Office 365 aduce beneficii clienților încă din prima zi a proiectului deoarece nu implică investiții în hardware (server, stocare) și software (licențe antivirus, licențe sistem de operare server etc) iar utilizarea efectivă este rapidă. Consiliul Județean Argeș nu face excepție și chiar dacă organizația descoperă treptat toate avantajele adoptării unei soluții Microsoft în cloud, o serie de beneficii sunt evidente. „Office 365 este o soluție care se potrivește foarte bine cu exercițiul financiar al unei instituții publice. Nu implică o investiție inițială, iar costurile sunt uniforme și predictibile. Mai mult, ai permanent acces la o tehnologie actuală, fără cheltuieli suplimentare în securitate, sistem de operare etc”, consideră Nicușor Dumitru, Șef Serviciu IT.

Eliminarea unei investiții inițiale consistente și mutarea efortului bugetar pe o perioadă de 4 ani. Conform calculelor realizate de Consiliul Județean Argeș valoarea investiției inițiale în dezvoltarea unei soluții de e-mail on-premises (costuri induse de achiziția, instalarea și configurarea serverului, achiziție licențe soluție e-mail, acces utilizatori, licențe produse securitate) acoperă utilizarea serviciilor Office 365 pe o perioadă de cel puțin 4 ani, fără a lua în considerare costul pentru administrare și o eventuală mentenanță. Mai mult, după o perioadă de 4 ani, soluția ar fi deja învechită iar garanția serverului expirată. „Proiecția noastră financiară a arătat că suma necesară ca investiție inițială pentru dezvoltarea unei soluții on-premises și care include prețul serverului, serviciile de instalare și configurare, licențele pentru sistemul de operare și soluția de securitate, acoperă 4 ani de utilizare a Office 365 pentru întreaga organizație”, afirmă Nicușor Dumitru.

Creșterea flexibilității în utilizare. Cu Office 365, Consiliul Județean Argeș are posibilitatea adăugării sau eliminării de utilizatori în funcție de cerințe, ceea ce reprezintă un beneficiu major pentru o organizație complexă cu peste 100 de entități în subordine (instituții subordonate sși primării) și prin urmare o dinamică ridicată a cerințelor în ceea ce privește utilizarea conturilor de e-mail. „Un avantaj important al Office 365 este că putem adăuga oricând utilizatori, fără ca această decizie să fie condiționată de capacitatea infrastructurii IT. Pe soluția anterioară am definit de la început un număr mare de utilizatori pentru acoperirea tuturor cerințelor, însă multe conturi erau folosite sporadic. Acum, am pornit proiectul doar cu utilizatorii despre care știam sigur că au nevoie de e-mail și vom adăuga oricâte conturi noi vor fi necesare. Avem astfel, transparență și flexibilitate în utilizare și eliminam cheltuielile inutile”, potrivit domnului Nicușor Dumitru.

Creșterea nivelului de securitate și eliminarea atacurilor pe serverul SMTP. În ultimii ani, Consiliul Județean Argeș s-a confruntat cu o serie de atacuri asupra serverului SMTP, care însă au fost eliminate prin migrarea soluției de e-mail în cloud. „Nivelul de securitate al Office 365 este foarte ridicat, iar vulnerabilitățile induse de serverul de e-mail al Consiliului Județean Argeș, bazat pe un sistem de operare vechi, au fost înlăturate”, afirmă Nicușor Dumitru.

Asigurarea disponibilității soluției de e-mail și creșterea încrederii în tehnologie prin asocierea cu un furnizor global și o infrastructură IT cu disponibilitatea 99,982. Nivelul serviciilor (Service Level Agreement-SLA) garantat de Microsoft pentru Office 365 asigură o disponibilitate de 99,982%, imposibil de susținut cu infrastructura IT proprie a Consiliului Județean Argeș sau a altui furnizor local.

Simplificarea administrării infrastructurii IT. Fiind un serviciu găzduit pe o infrastructură administrată de Microsoft, Office 365 reduce presiunea pe resursele umane dedicate administrării infrastructurii IT a Consiliului Județean Argeș în cadrul parteneriatului public-privat cu Ara Software Group. Pentru Serviciul IT al Consiliului Județean Argeș configurarea conturilor noi și operarea unor modificări sunt la fel de simplu de realizat ca și în cazul unei soluții găzduită intern. „Office 365 a eliminat costurile induse de infrastructura IT aferentă soluției de e-mail precum și grija administrării acesteia”,  încheie Nicușor Dumitru, Șef Serviciu IT, Consiliul Județean Argeș.

 

Comentariile sunt inchise.