20% plus de productivitate pentru Global Commercium

office_365Obținerea și gestionarea fondurilor europene implică realizarea unei documentații foarte complexe precum și un schimb intens de informații între părțile implicate: consultanți, experți, beneficiari, instituții publice etc. Global Commercium derulează anual 15-20 astfel de proiecte, ceea ce duce colaborarea și comunicarea la un nivel critic. Cu Office 365 însă, Global Commercium beneficiază de lucru colaborativ, video conferință precum și de un mediu IT administrat de Microsoft, facilități care aduc un plus de productivitate și o finalizare mai rapidă a proiectelor.

 Despre companie

Global Commercium este o companie cu capital românesc specializată în consultanța pentru obținerea fondurilor structurale pe diverse axe, dar preponderent pe direcția POSDRU, programul operațional sectorial pentru dezvoltarea resurselor umane. Aceste proiecte au ca obiectiv incluziunea sociala a persoanelor defavorizate, formarea de educatori pentru creșe și grădinițe, specializări pentru diverse categorii profesionale etc. Activitatea se derulează cu o echipă de 100 persoane (angajați și colaboratori) și acoperă servicii de consultanță și reprezentare, studii de piață precum și sarcini specifice managementului de proiect. Compania are birouri atât în România (în patru reședințe de județ) cât și în Spania și la Bruxelles, birourile externe asigurând transferul de cunoștințe între diverse țări. Clienții Global Commercium sunt, în egală măsură, instituții și companii, românești și străine dar și persoane fizice. Global Commercium gestionează anual 15-20 de proiecte, a căror valoare depășește 5-6 milioane EUR.

Situatia initiala

Activitatea Global Commercium implică un volum ridicat de colaborare și comunicare între persoanele angrenate în derularea unui proiect, deoarece, pe de o parte echipele sunt distribuite geografic, iar pe de alta metodologia de lucru este foarte complexă. În ultimii ani, compania s-a dezvoltat rapid datorită atragerii unui număr de specialiști cu experiență internațională și implicit a creșterii numărului de proiecte cu finanțare din partea Uniunii Europene.  Nivelul critic al comunicării și colaborării este dat de modul în care sunt făcute raportările proiectelor către Autoritățile de Management, organizații intermediare, de obicei structuri din cadrul ministerelor care gestionează proiectele cu fonduri europene.

_DSC7863 - Copy

Mircea Iamandei

Comunicarea reprezintă un punct sensibil în derularea proiectelor finanțate din bugetul Uniunii Europene. Metodologia și termenele pentru raportări sunt foarte stricte, de aceea modul de comunicare trebuie să fie fără echivoc și să asigure integritatea transmiterii informațiilor. Altfel, există riscul invalidării unor acțiuni sau inițierea unor proceduri de verificare extrem de laborioase, ceea ce înseamnă un volum suplimentar de muncă și chiar întârzierea decontării unor fonduri,” consideră Mircea Iamandei, Director Dezvoltare Global Commercium.

Din punct de vedere colaborare și unelte de productivitate, până în 2013, în cadrul Global Commercium erau folosite numeroase versiuni de Microsoft Office, achiziționate în diverse perioade de timp și cu tipuri de licențiere diferite. Documentele erau păstrate pe un server de fișiere, însă nu exista o soluție care să permită partajarea acestora, editarea multiplă sau identificarea versiunilor și a utilizatorilor care interveneau pe text. Prin urmare, asupra documentelor se operau modificări redundante, se propagau erori, iar trasabilitatea acestora era imposibilă. „În mod evident, această situație avea un impact negativ atât din punct de vedere legal, pentru că nu întotdeauna  versiunile corecte ale documentelor ajungeau la beneficiari, cât și ca productivitate, pentru că echipa derula o muncă redundantă pentru îndreptarea unor situații,” declară Mircea Iamandei. Complementar, Global Commercium prin specificul activității este obligată de legislație să păstreze toate datele aferente proiectelor gestionate pentru o perioadă extinsă de timp, cea ce presupune existența unei infrastructuri IT care să permită back-up-ul permanent al datelor și stocarea acestora pe termen lung, eventual într-o locație externă. Respectarea standardelor de securitate din acest domeniu implică însă investiții extrem de costisitoare precum și existența unor competențe tehnice specifice.

Soluția de e-mail  utilizată era bazată pe protocolul SMTP și prezenta diverse deficiențe: limitări legate de dimensiunea atașamentelor, lipsa sincronizărilor cu Microsoft Outlook, lipsa unui calendar comun, dificultăți în accesarea corespondenței pentru angajații aflați pe teren etc. De asemenea,  o persoană din cadrul echipei IT era ocupată mult timp cu administrarea serverului de e-mail.

Complementar, Global Commercium simțea nevoia unei infrastructuri care să permită accesul mobil la informații și corespondență precum și o soluție de video conferință. „Avem 6 locații proprii și alte 20 unde ținem cursuri, prin urmare o bună parte dintre colegi sunt mobili, iar disponibilitatea corespondenței și a documentelor pe telefon sau laptop devine un element de bază în asigurarea productivității”, consideră Mircea Iamandei. Pentru a satisface aceste cerințe apărute la diverse niveluri ale organizației, Global Commercium a decis adoptarea unei schimbări majore în modul de lucru.

Soluția

Pentru acoperirea cerințelor de îmbunătățire a comunicării și colaborării, fără o investiție inițială considerabilă în tehnologie, Global Commercium a ales o soluție de tip cloud computing: Microsoft Office 365.  Abordarea a fost una bazată pe încredere, iar alegerea soluției a implicat analiza referințelor publice și testarea efectivă a serviciilor. Factorii determinanți în selectarea Office 365 au fost: disponibilitatea serviciilor, lipsa unei investiții inițiale, administrarea soluției de către Microsoft și mobilitatea extinsă. „Am identificat rapid oportunitățile aduse de cloud și Office 365. Ne-a încântat disponibilitatea serviciului, mai multe referințe confirmând ca nu au avut nicio întrerupere, dar și eliminarea administrării unei infrastructuri IT complexe. Noi suntem o companie de consultanță și nu vedem un beneficiu direct în deținerea și întreținerea unor echipamente și aplicații. Mai mult, Office 365 este disponibil angajaților mobili, iar costul este flexibil și poate urma evoluția companiei. Am analizat și alte oferte din piață însă, din punct de vedere business, nu am găsit o altă ofertă comparabilă”, declară Mircea Iamandei.

Pentru înțelegerea avantajelor, Global Commercium a derulat o sesiune de testare a Office 365, la care au participat principalii manageri de proiecte precum și echipa IT. Pe întreg parcursul testului, Microsoft Romania a oferit suport și răspunsuri la toate întrebările specifice. Achiziția Office 365 a fost făcută prin intermediul Vodafone Romania, partener Microsoft, care a pus la dispoziție și un pachet de comunicații, cu date mobile și telefoane.

Global Commercium a ales Office 365 pentru 70 de utilizatori, cu două planuri de licențiere diferite. Toți utilizatorii au acces la Exchange Online, Lync Online, SharePoint Online, iar pentru 40 dintre aceștia a fost adăugată și disponibilitatea întregii suite de productivitate Office. Pentru componenta de mobilitate, în cadrul proiectului au fost integrate terminale HTC și Nokia cu Windows Phone 8.

Procesul de migrare a fost finalizat în 2 săptămâni, cu suport din partea Vodafone România și a fost transparent pentru echipa Global Commercium. Nu au fost înregistrate întreruperi în utilizarea serviciului de e-mail sau în accesarea documentelor și nici nu au fost pierdute mesaje. Simultan, au fost organizate sesiuni de informare și pregătire a angajaților Global Commercium pentru utilizarea noului mod de lucru. Plata se face lunar, printr-o singură factură care acoperă ambele servicii: Office 365 și comunicații Vodafone.

Beneficii

Utilizarea Office 365 în cadrul Global Commercium a generat un feedback pozitiv general, iar beneficiile obținute au fost rapide și consistente, atât la nivelul fiecărui manager de proiect cât și al companiei în ansamblu.

Creșterea controlului asupra activității prin monitorizarea fiecărei etape a unui proiect și a documentației necesare. Specificul proiectelor gestionate de Global Commercium îl reprezintă volumul mare de informație colectată precum și colaborarea în cadrul unor echipe eterogene formate din achizitori, experți, coordonatori, manageri de proiect etc. Transparența modului de structurare a documentației, a calendarelor și a sarcinilor alocate fiecărui angajat permit managementului Global Commercium să obțină o imagine reală a întregii activități și să poată interveni la timp în fluidizarea proceselor sau îndreptarea unor erori. „Anterior, managementul companiei nu avea o imagine de ansamblu asupra proiectelor pe care le derulăm. Cu Office 365 are permanent acces la informații despre stadiul documentațiilor, acțiunile planificate de fiecare echipă în parte și se poate implica acolo unde situația o cere”, consideră Mircea Iamandei.

Îmbunătățirea comunicării prin adoptarea pe scară largă a soluției de videoconferință Lync Online. Datorită dispersiei mari a personalului Global Commercium, semnalarea prezenței și posibilitatea derulării de video conferințe la o calitate deosebită a imaginii și sunetului, cu partajarea de informații și documente au dus la o intensificare calitativă și cantitativă a comunicării și colaborării interne. „Lync Online a devenit pentru noi un instrument de bază în comunicarea internă, deoarece este foarte versatil și intuitiv”, afirmă Mircea Iamandei.

Creșterea productivității managerilor de proiect cu 15-20%. La nivel managerial, prin eliminarea comunicării redundante și a timpilor morți alocați identificării și eliminării unor erori, precum și prin alocarea mai facilă a sarcinilor către subordonați, productivitatea a crescut cu 15-20%. „Estimez că managerii de proiect câștigă cel puțin 1 oră pe zi prin eliminarea comunicării redundante și a sincronizării în timp real cu agendele colegilor, ceea ce are un impact pozitiv asupra creșterii productivității la nivelul întregii companii”, consideră Mircea Iamandei.

Reducerea volumului de muncă redundantă generat de modificări simultane pe documente sau propagarea unor erori greu de reperat. Office 365 permite evidențierea imediată a versiunilor și a persoanelor care au acționat asupra unui document, astfel se evita editarea simultană, iar orice eroare de redactare poate fi identificată și eliminată de timpuriu. Prin integrarea calendarelor, coordonarea angajaților s-a îmbunătățit, activitățile sunt planificate mult mai atent și riscul alocării aceleași sarcini către mai multe persoane a fost redus. Mircea Iamandei consideră că Office 365 a dus la „dispariția situațiilor în care două persoane se ocupau în mod redundant de aceeași activitate și ulterior era nevoie de o muncă suplimentară pentru clarificarea fiecărei intervenții în parte”.

Reducerea timpului de finalizare a proiectelor prin eliminarea erorilor din documentații și control mai bun asupra activităților. Office 365 prin SharePoint Online permite derularea unui lucru colaborativ eficient și trasabilitatea tuturor documentelor aferente unui proiect, indiferent de sursa acestora. Marja de eroare în editarea, manipularea, transmiterea și identificarea acestei documentații scade considerabil, iar orice greșeală este identificată de timpuriu. Mai mult, aceste facilități sunt disponibile și angajaților aflați în afara biroului. „Toate informațiile sunt vizibile în SharePoint, iar erorile pot fi sesizate într-o etapa primară înainte să se propage la nivelul întregii documentații. Astfel, acțiunile corective sunt evitate sau pot fi făcute în timp util. Am observat că suntem mai eficienți cu Office 365, iar timpul de finalizare a proiectelor se reduce, “afirmă Mircea Iamandei.

Reducerea cheltuielilor cu IT-ul prin eliminarea unor investiții considerabile în tehnologii și servicii pentru asigurarea disponibilității și securității. Office 365 asigură back-up automat pentru toate documentele aflate în SharePoint Online și prin urmare, Global Commercium nu mai trebuie să investească într-o soluție de back-up și arhivare pentru respectarea cerințelor legislative.

Microsoft Office 365 a devenit instrumentul principal în susținerea activității Global Commercium, cu impact direct asupra creșterii eficienței operaționale și a reducerii costurilor, atât emoționale (reducerea nivelului de stres în cadrul echipei) cât și financiare.

 

 

 

Comentariile sunt inchise.