Categorie: Noutati

Ropharma investeste intr-o solutie de videoconferinta

lync2Ropharma, o companie cu activitate complexă de producție, distribuție și retail de produse farmaceutice, a decis, în 2012, migrarea de la soluția de videoconferință Webex la Microsoft Lync. În doar câteva luni, peste 80 de angajați au adoptat un nou stil de lucru, bazat pe ședințe online săptămânale, colaborare pe documente și comunicare prin mesageria instant. Rezultatele au fost imediate: Ropharma a crescut productivitatea angajaților și a redus considerabil cheltuielile alocate deplasărilor.

Cine este Ropharma?
Înființată în 2007, dar cu o tradiție ce coboară până la „Oficiul Farmaceutic Iași” – apărut în 1952 -, Ropharma este o societate pe acțiuni care derulează multiple activități pe piața de produse farmaceutice. Compania deține facilități de producție prin Aesculap Prod (Târgu-Mureș) și Eurofarmaco (Chișinău), distribuție prin 5 depozite regionale, precum și o rețea de 125 farmacii. Cele trei linii de business distincte din cadrul Ropharma (producție, distribuție, retail) se bazează pe o forță de 800 de angajați distribuiți în numeroase locații. Colaborarea în interiorul echipei este intensă, cu precădere în cadrul activității de distribuție cu acoperire națională, dar și la nivel de management. Din punct de vedere organizațional, structura actuală a Ropharma a fost definită în 2009, în urma fuziunii cu alte trei societăți comerciale cu profil de activitate similar. Tehnologia ocupă un loc important în strategia Ropharma, iar reorganizarea din 2009 a fost urmată de investiții consistente în dezvoltarea și consolidarea mediului IT, a cărui performanță este necesară în susținerea unor linii de business complexe. În 2012, Ropharma a generat o cifră de afaceri de 94 milioane EUR, cu 7,22% mai mare decât în anul anterior.

Ciprian Bacanu

Ciprian Bacanu, IT Project Manager, Ropharma

Punct de plecare
Fuziunea din 2009 dintre Ropharma și alte trei companii a așezat activitatea companiei pe o direcție cu totul nouă. Prin urmare, pentru stabilirea unei strategii de business eterogene și a unei abordări comune la nivel operațional, întâlnirile între membrii diverselor echipe de management au devenit foarte frecvente. Complementar, activitatea de distribuție a produselor farmaceutice din cadrul Ropharma implică numeroase interacțiuni între sediul central din Brașov și cele 5 depozite regionale. Dispersia geografică face însă imposibilă participarea la toate ședințele sau implică deplasări frecvente și timp alocat acestora. Prin urmare, în 2010, Ropharma a considerat necesară achiziționarea unei soluții de comunicare și videoconferință. Primul pas în această direcție a fost contractarea unor servicii din partea furnizorului Webex, pe baza unui abonament lunar. Serviciul respectiv permitea inițierea de conferințe și partajarea de documente, însă avea un număr predefinit de ore în cadrul abonamentului, iar interfața de utilizator era complicată. „Din cauza licențierii pe număr de ore, soluția anterioară a fost puțin folosită în cadrul companiei. Mai mult, utilizarea efectivă nu era facilă, deoarece interfața era complicată, iar utilizatorii aveau nevoie de suport pentru inițierea și derularea conferințelor,” afirmă Ciprian Băcanu, IT Project Manager Ropharma.
Din aceste motive, soluția Webex nu era folosită de toți angajații care aveau nevoie de un serviciu de conferință, iar numărul deplasărilor a rămas ridicat, ceea ce inducea cheltuieli mari cu transportul și pierderi considerabile de timp. „Costul deplasărilor nu era neglijabil, mai ales dacă avem în vedere atât componentele legate de transport, cazare și masă cât și, mai ales, scoaterea din producție a persoanelor implicate”, consideră Ciprian Băcanu.

Citeste continuarea »

20% plus de productivitate pentru Global Commercium

office_365Obținerea și gestionarea fondurilor europene implică realizarea unei documentații foarte complexe precum și un schimb intens de informații între părțile implicate: consultanți, experți, beneficiari, instituții publice etc. Global Commercium derulează anual 15-20 astfel de proiecte, ceea ce duce colaborarea și comunicarea la un nivel critic. Cu Office 365 însă, Global Commercium beneficiază de lucru colaborativ, video conferință precum și de un mediu IT administrat de Microsoft, facilități care aduc un plus de productivitate și o finalizare mai rapidă a proiectelor.

 Despre companie

Global Commercium este o companie cu capital românesc specializată în consultanța pentru obținerea fondurilor structurale pe diverse axe, dar preponderent pe direcția POSDRU, programul operațional sectorial pentru dezvoltarea resurselor umane. Aceste proiecte au ca obiectiv incluziunea sociala a persoanelor defavorizate, formarea de educatori pentru creșe și grădinițe, specializări pentru diverse categorii profesionale etc. Activitatea se derulează cu o echipă de 100 persoane (angajați și colaboratori) și acoperă servicii de consultanță și reprezentare, studii de piață precum și sarcini specifice managementului de proiect. Compania are birouri atât în România (în patru reședințe de județ) cât și în Spania și la Bruxelles, birourile externe asigurând transferul de cunoștințe între diverse țări. Clienții Global Commercium sunt, în egală măsură, instituții și companii, românești și străine dar și persoane fizice. Global Commercium gestionează anual 15-20 de proiecte, a căror valoare depășește 5-6 milioane EUR.

Situatia initiala

Activitatea Global Commercium implică un volum ridicat de colaborare și comunicare între persoanele angrenate în derularea unui proiect, deoarece, pe de o parte echipele sunt distribuite geografic, iar pe de alta metodologia de lucru este foarte complexă. În ultimii ani, compania s-a dezvoltat rapid datorită atragerii unui număr de specialiști cu experiență internațională și implicit a creșterii numărului de proiecte cu finanțare din partea Uniunii Europene.  Nivelul critic al comunicării și colaborării este dat de modul în care sunt făcute raportările proiectelor către Autoritățile de Management, organizații intermediare, de obicei structuri din cadrul ministerelor care gestionează proiectele cu fonduri europene.

_DSC7863 - Copy

Mircea Iamandei

Comunicarea reprezintă un punct sensibil în derularea proiectelor finanțate din bugetul Uniunii Europene. Metodologia și termenele pentru raportări sunt foarte stricte, de aceea modul de comunicare trebuie să fie fără echivoc și să asigure integritatea transmiterii informațiilor. Altfel, există riscul invalidării unor acțiuni sau inițierea unor proceduri de verificare extrem de laborioase, ceea ce înseamnă un volum suplimentar de muncă și chiar întârzierea decontării unor fonduri,” consideră Mircea Iamandei, Director Dezvoltare Global Commercium.

Din punct de vedere colaborare și unelte de productivitate, până în 2013, în cadrul Global Commercium erau folosite numeroase versiuni de Microsoft Office, achiziționate în diverse perioade de timp și cu tipuri de licențiere diferite. Documentele erau păstrate pe un server de fișiere, însă nu exista o soluție care să permită partajarea acestora, editarea multiplă sau identificarea versiunilor și a utilizatorilor care interveneau pe text. Prin urmare, asupra documentelor se operau modificări redundante, se propagau erori, iar trasabilitatea acestora era imposibilă. „În mod evident, această situație avea un impact negativ atât din punct de vedere legal, pentru că nu întotdeauna  versiunile corecte ale documentelor ajungeau la beneficiari, cât și ca productivitate, pentru că echipa derula o muncă redundantă pentru îndreptarea unor situații,” declară Mircea Iamandei. Complementar, Global Commercium prin specificul activității este obligată de legislație să păstreze toate datele aferente proiectelor gestionate pentru o perioadă extinsă de timp, cea ce presupune existența unei infrastructuri IT care să permită back-up-ul permanent al datelor și stocarea acestora pe termen lung, eventual într-o locație externă. Respectarea standardelor de securitate din acest domeniu implică însă investiții extrem de costisitoare precum și existența unor competențe tehnice specifice.

Citeste continuarea »

CRM si „gamification” la Servier Pharma

game-intersectionServier Pharma deruleaza un proiect foarte interesant, probabil primul din Romania, de CRM gamification prin care o forta mobila cu cca 250 angajati va descoperi functionalitatile si beneficiile unei aplicatii tip CRM prin intermediul unei strategii de tip joc. Gamification este un termen generic folosit pentru utilizarea unor mecanisme si activitati ludice intr-un context de business (dar nu numai) pentru cresterea gradului de implicare a utilizatorilor si rezolvarea unor probleme de utilizare/adoptie.

Cei 250 de angajati ai Servier Pharma vor folosi astfel de tehnici (pe tablete HP Elitepad cu Windows 8, proiectul este cea mai mare instalare de tablete de Windows 8 din piata locala) pentru a se familiariza cu aplicatia CRM (denumită Synergo) si a creste nivelul de interactiune in cadrul echipelor. In timpul jocului, utilizatorii descopera noi functionalitati ale solutiei, acumuleaza (sau nu) puncte si primesc diverse bonusuri, in functie de performantele proprii sau ale echipei. Abordarea de tip gamification va creste nivelul de confort in utilizarea solutiei, fara alocarea unor resurse importante pentru training. Abordarea de tip gamification exploateaza dorinta oamenilor de competitie, obtinerea unui statut, recunoastere din partea colegilor, obtinerea unor recompense etc si nu in ultimul rand caracteristica naturala de „homo ludicus”.

Din perspectiva mai larga a CRM-ului, Servier Pharma se afla printre pionierii acestui domeniu, compania utilizand inca din 2003-2004 (daca imi amintesc bine) solutia Ascent CRM, implementata la vremea respectiva de Scala (devenita ulterior Epicor).